So verkleinerst du ein PDF für den Versand per E-Mail
Warum PDFs so groß werden, welche Grenzen E-Mail-Dienste setzen und wie du eine Datei ohne Qualitätsverlust verkleinerst.
Warum ist mein PDF so groß?
Fast immer liegt es an Bildern: gescannte Seiten, Handyfotos oder hochauflösende Grafiken. Ein 20-seitiges Textdokument wiegt einige hundert Kilobyte, dasselbe Dokument farbig mit 600 dpi gescannt kann über 30 MB groß sein. Vollständig eingebettete Schriften und doppelte Bilder kommen hinzu.
Die wichtigsten Grenzen
Gmail und Outlook akzeptieren Anhänge bis etwa 20–25 MB, viele Firmen-Mailserver nur 10 MB und Behördenportale verlangen oft Dateien unter 2–5 MB. Durch die E-Mail-Kodierung werden Anhänge außerdem rund ein Drittel größer als die Datei auf der Festplatte.
Schritt 1: Herausfinden, was Platz braucht
Öffne das Dokument mit dem Werkzeug Analysieren. Machen Bilder mehr als die Hälfte der Datei aus, wirkt die Komprimierung sehr gut; stammt die Größe vor allem aus Schriften oder Text, ist die Datei schon nahe am Minimum.
Schritt 2: Bilder komprimieren
Nutze PDF komprimieren mit der Stufe Empfohlen: Die Bilder werden neu komprimiert, der Text bleibt scharf und markierbar. Bei sehr großen Scans wähle die Stufe Stark und vergleiche die Größe vorher und nachher.
Schritt 3: Nur das Nötige senden
Ist die Datei immer noch zu groß, teile sie und sende nur die relevanten Seiten oder verschicke sie in zwei E-Mails. Für selbst gescannte Dokumente erzeugt der Schwarz-Weiß-Filter des Scanners zehnmal kleinere Dateien als Farbscans.
Datenschutz
Die Komprimierung läuft auf deinem Gerät: Das Dokument wird nie auf einen Server geladen – wichtig bei Gehaltsabrechnungen, Arztberichten oder Ausweisen.